О переходе с 1 января 2020 года на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде

С  1 января  2020  года  Федеральными   законами  от  16.12.2019 г.  № 439-ФЗ  и  № 436-ФЗ  внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации  и федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном)  учете в системе обязательного пенсионного страхования». Данные законы приняты в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Главная цель преобразований – переход на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, ранее учитываемых в трудовых книжках работающих граждан. 

В Российской Федерации электронные трудовые книжки формируются с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека. Единственное исключение – граждане, которые впервые устроятся на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать своему работодателю письменное заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажную трудовую книжку необходимо сохранить, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются сведения начиная с 2020 года. По работникам, выбравшим бумажную трудовую, работодатель наряду с электронной книжкой продолжает вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Такие граждане имеют право в последующем отказаться от бумажного варианта и перейти на  электронный формат.      

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда. Лица, не имеющие возможность по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений (например, временно не работающие, находящиеся в длительных отпусках), вправе сделать это в любое время, в том числе при трудоустройстве.

Работодатель в соответствии с трудовым законодательством должен письменно уведомить работников о выборе формы ведения трудовой книжки - в электронном или бумажном виде. Соответствующее уведомление работодатель обязан выдать каждому работнику в срок не позднее 30 июня 2020 года.

 С 2020 года работодатели представляют в Пенсионный фонд электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, которые отражаются в индивидуальном лицевом счете гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР в специальном разделе «Сведения о трудовой деятельности».  В электронных сведениях сохраняются все данные о трудовой деятельности, учитываемые в бумажной трудовой книжке: место работы (наименование работодателя), даты приема, увольнения, перевода на другую работу, должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа), причины прекращения трудового договора (статья, пункт Трудового кодекса, закона). В составе сведений представляется информация о выборе работником формата ведения трудовой книжки. Сведения представляются в рамках действующего информационного взаимодействия работодателей с Пенсионным фондом.

С 1 января 2020 года  работодатели представляют сведения о проведенных кадровых мероприятиях ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. С 1 января 2021 года по фактам приема на работу и увольнения с работы – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки можно в Личном кабинете гражданина на сайте ПФР или на Едином портале государственных услуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Сведения на бумажном носителе или в виде электронного документа (форма СТД-ПФР) можно получить в любой клиентской службе Пенсионного фонда или МФЦ независимо от места жительства или работы человека, а также у своего работодателя - в отношении периодов работы на данном предприятии. При увольнении работодатель также обязан выдать сотруднику сведения (форма СТД-Р).

Электронная трудовая книжка обеспечивает удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности, позволяет контролировать правильность внесения записей работодателем, расширяет возможности для дистанционного трудоустройства и работы в удаленном режиме,  исключает риски потери сведений о трудовом стаже. Данные электронной трудовой книжки могут использоваться для получения государственных услуг гражданами. Электронный формат позволяет работодателям снизить затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек. Высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России обеспечивает безопасность, конфиденциальность и сохранность данных о трудовой деятельности граждан.

За январь-февраль текущего года сведения о трудовой деятельности представили более 6,1 тыс. работодателей Чувашской Республики  в отношении 40 тыс. сотрудников.