План работы муниципального архива Красноармейского района Чувашской Республики на 2021 год

План работы муниципального архива отдела социального развития и архивного дела  администрации  Красноармейского  района Чувашской Республики на 2021 год  разработан   в соответствии с Федеральными Законами от 22.10. 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,   от 06.10.2003 г  № 131 ФЗ   «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан», правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 02.03.2020 № 24, Законом Чувашской Республики от 14.03.2006 г. «Об архивном деле в Чувашской Республике», а  также письма Росархива от 01.09.2020 г. № 4/2340-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2021 г. и их отчетности за 2020 г.» . 

Основными задачами муниципального архива на 2021 год являются:

-  улучшение материально- технической базы и оснащение  учреждения современной технологией;

 -  введение  информационного массива БД «Архивный фонд» на уровне заголовка ед. хранения в поле «дело»;

- реализация  Соглашения № 09 от 24 мая 2011 г.   об информационном взаимодействии между Отделением пенсионного фонда Российской Федерации(государственным учреждением ) по Чувашской Республике-Чувашии и  Министерством культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики;

-обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи;

- комплектование фондов  муниципального архива  документами постоянного хранения и  по личному составу ликвидированных и реорганизованных организаций;

- соблюдение порядка присвоения номеров новым поступлениям по списку фондов муниципального архива;

- принять активное участие в мероприятиях, проводимых  в районе,   в т. ч. в   избирательных  компаниях;

-своевременное исполнение  запросов социально-правового характера и т. д.

В 2021 г. планируется  подготовить  и подписать распорядительные документы по вопросам делопроизводства и архивного дела:

- об утверждении  Плана-графика согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях-источниках комплектования муниципального архива, упорядочения и приема-передачи архивных документов в муниципальный архив на 2022 г.;

- о предоставлении  организаций-источников комплектования муниципального архива в муниципальный архив в срок до 30 декабря 2021 г.  паспорт архива организации на 1декабря 2021 г.

-  об утверждении плана работы муниципального архива Красноармейского района Чувашской  Республики на 2022 год. 

 

1. Обеспечение сохранности и государственный  учет

документов Архивного фонда Чувашской  Республики.

 

Обеспечить нормативные условия хранения документов:

- сохранность  архивных  фондов  будет  обеспечиваться  за  счет  поддерживания архивохранилищах  санитарно-гигиенического,  температурно-влажностного, светового режимов хранения. На 2021 год запланировано  12 санитарных дня, в ходе которых будет проводиться  обеспыливание коробок и стеллажей (вести Журнал соблюдения температурно-влажностного режима в хранилище)

- организовать выверку комплекса учетных документов 4 фондов, провести выборочную проверку наличия и состояния дел  - 800 ед. хр., и своевременное ее оформление.

-  в целях  обеспечения  сохранности  запланировано  картонирование  204 ед. хр., поступление в закартонированном виде из организаций-100 ед. хр.

- проводить розыск необнаруженных дел в ходе сплошной проверки наличия и состояния архивного фонда;

 - продолжить работу по улучшению физического состояния документов: улучшение  физического  состояния  документов  на  бумажной  основе  будет проводиться  путем  выполнения  простейших  видов  реставрации  документов  и подшивки  дел.  Планируется  улучшить  физическое  состояние  35 ед. хр.  на  бумажной  основе.  В  целях  совершенствования  учета  документов  Архивного  фонда   муниципального  архива:

- своевременно и достоверно вносить текущие изменения в учетные документы в связи с изменением в составе и объеме фондов в результате новых поступлений, правильно решать  вопросы  фондирования;

- После  приема  дел  постоянного  хранения  будут  внесены  изменения  в  учетные документы  по:  8 фондам  организаций  -  источников  комплектования   муниципального архива,    также  предстоит  оформить  прием  и учетную документацию 2 нового фонда  после описания ликвидированных организаций, составить карточки фондов на новые поступления;

-   осуществлять  прием  на  хранение  в  архив  документов  ликвидированных  структур,  в т. ч.  в результате  банкротства,  при соблюдении нормативных требований научной систематизации документов и наличии к ним качественного  учетно-справочного  аппарата.

 

2. Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации

и другими архивными документами.

 

В 2021  г. будет продолжена работа по комплектованию  муниципального архива  управленской    документацией и документами  по личному  составу.  Планируется  принять  на  постоянное  хранение  в  соответствии  с  утвержденным планом  - графиком  из 8  организаций-источников  комплектования  304  дел управленческой  документации 

Планируется  продолжить  работу  по  приему  документов  по  личному  составу  от  ликвидированных  организаций.

В  целях  контроля  за  соблюдением  законодательства  об  архивном  деле, совершенствования  работы  с документами  и обеспечения  их сохранности в организациях-источниках  комплектования  на  2021  г.  запланировано  проведение  6 тематических  обследований.

Планируется утвердить описи дел постоянного хранения  на 435 ед. хр.: отдел сельского хозяйства и экологии, строительства и жилищно-коммунального хозяйства, отдел экономики, бухгалтерского учета, имущественных и земельных отношений администрации района, МУП жилищно-коммунального хозяйства, ООО АФ «Таябинка», КУ ЧР «Центр занятости населения Красноармейского района» Минтруда Чувашской Республики, Собрание депутатов и администрация  Пикшикского, отдел сельского хозяйства и экологии, строительства и жилищно-коммунального хозяйства администрации района,  Собрание депутатов и администрация  района.

В соответствии  с Регламентом  государственного  учета документов  Архивного фонда Российской  Федерации  будет проведена  паспортизация  архивов  организаций -  источников комплектования муниципального архива по состоянию на 01 декабря 2021 г. В течение  года  будут вноситься  изменения  и дополнения  в списки  организаций -  источников  комплектования  муниципального архива. Будет продолжена работа  по  выявлению  и обследованию  новых  организаций  для  включения в список источников комплектования   муниципального архива.

Во исполнения приказов   Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г.  № 42 «Об утверждении примерного  положения об архиве организации», № 43 «Об утверждении примерного  положения об экспертной комиссии организации»,   № 44  « Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству для государственных организаций»  в 2021 г. будет оказана организационно-методическая  помощь  организациям по вопросам  составления  инструкций  по делопроизводству дел,  положений  об  архиве  и  экспертной  комиссии,  и  по  вопросам  упорядочения  управленческой  и  научно-технической  документации  и документов  по  личному  составу.

Продолжить работу по организации внедрения «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Обработать документы ликвидированных организаций: МБУК «Централизованная библиотечная система», МБУК «Централизованная клубная система».

Вести наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования муниципального архива.

Подготовить и провести 2 семинара-совещания с ответственными лицами за делопроизводство и ведомственный архив организаций, предприятий – источников комплектования муниципального архива (2 и 3 кварталы) по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве, по научно-технической обработке документов и составлению описей.

 

3.Создание НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, ведение автоматизированного учета и НСА.

 

В соответствии  с письмом Росархива от 25 ноября 2011 г.  № 4/2290-Н  планируется продолжить  работу  по  внедрению  программного  комплекса  «Архивный  фонд» (3 версия).  В  2021  г.  будет  введено  304  ед. хр.  по  8 фондам,  внесено  дополнение к историческим справкам в ПК «АФ».

 

 

 

4. Информационное обеспечение и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

 

В целях проведение информационных мероприятий, направленных на популяризацию историко-документального наследия, хранящегося в муниципальном  архиве в  2021 г.  планируется  организация историко-документальной фотовыставки, посвященной 76-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.

По  документам  муниципального архива  планируется  подготовить  публикации в СМИ.

В  соответствии  с Федеральным  законом  от  02  мая  2006  г. №  59-ФЗ  «О  порядке  рассмотрения  обращений  граждан  Российской  Федерации»,   постановлением  коллегии  Минкультуры  Чувашии  от  14 апреля  2006 г. № 9 «О работе  государственных  и муниципальных  архивов  по исполнению  социально-правовых,  тематических  и  генеалогических  запросов  граждан»  своевременно  и  качественно  будут  исполняться  тематические  и  социально-правовые  запросы. Продолжится  работа  с Клиентской службой (на правах отдела)  в Красноармейском районе в Государственном учреждении Управлением  Пенсионного  фонда Российской  Федерации в Цивильском районе  Чувашской  Республики -Чувашии (межрайонное)  по исполнению  запросов в электронном  виде

Помогать краеведам в выявлении документов в процессе подготовки документальных публикаций, студентам-в выполнении курсовых, дипломных работ по истории учреждений, организаций, предприятий района, по вопросам социально-экономического, культурного развития района.

 

5. Развитие и укрепление материально-технической базы архив.

 

В 2021 году планируется установить  3 (три) новых стеллажа с общей протяженностью  архивных полок (металлических)  108 пог. м.,  канцелярские товары.

 

 

Заведующий архивохранилищем                                                  _______________         А. А.  Васильева