План работы муниципального архива Красноармейского района Чувашской Республики на 2020 год

Работа муниципального архива отдела социального развития и архивного дела  администрации  Красноармейского  района Чувашской Республики планируется  на  2020год  в соответствии с годовым планом развития архивного дела в районе во взаимодействии со структурными подразделениями администрации района и сектора архивов Министерства культуры, по делам национальностей  и архивного дела Чувашской Республики  и  направлена на реализацию его основных направлений. Деятельность архива осуществлялась в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации»,  Законом Чувашской Республики «Об Архивном фонде Чувашской Республики и архивах»,  а также нормативными требованиями.

В 2020 году планируется  подготовить  и подписать распорядительные документы по вопросам делопроизводства и архивного дела:

-  об утверждении  Плана-графика согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях-источниках комплектования муниципального архива, упорядочения и приема-передачи архивных документов в муниципальный архив на 2021 год;

-  о предоставлении  организаций–источников комплектования муниципального архива в муниципальный архив в срок до 30 декабря 2020 года  паспорт архива организации на 1 декабря 2020 года.

-  об утверждении плана работы муниципального архива Красноармейского района Чувашской  Республики на 2021 год. 

 

1. Обеспечение сохранности и государственный  учет

документов Архивного фонда Чувашской  Республики.

 

Обеспечить нормативные условия хранения документов:

- сохранность  архивных  фондов  будет  обеспечиваться  за  счет  поддерживания архивохранилищах  санитарно-гигиенического,  температурно-влажностного, светового режимов хранения. На 2020 год запланировано  12 санитарных дня, в ходе которых будет проводиться  обеспыливание коробок и стеллажей (вести Журнал соблюдения температурно-влажностного режима в хранилище)

 - организовать выверку комплекса учетных документов 4 фондов, провести выборочную проверку наличия и состояния дел  - 800 ед. хр., и своевременное ее оформление.

-  в целях  обеспечения  сохранности  запланировано  картонирование  180 ед. хр., поступление в закартонированном виде из организаций-144 ед. хр.

 - проводить розыск необнаруженных дел в ходе сплошной проверки наличия и состояния архивного фонда в 2015-2019 гг.;

  - продолжить работу по улучшению физического состояния документов: улучшение  физического  состояния  документов  на  бумажной  основе  будет проводиться  путем  выполнения  простейших  видов  реставрации  документов  и подшивки  дел.  Планируется  улучшить  физическое  состояние  35 ед. хр.  на  бумажной  основе.  В  целях  совершенствования  учета  документов  Архивного  фонда   муниципального  архива:

   - своевременно и достоверно вносить текущие изменения в учетные документы в связи с изменением в составе и объеме фондов в результате новых поступлений, правильно решать  вопросы  фондирования;

    - После  приема  дел  постоянного  хранения  будут  внесены  изменения  в  учетные документы  по:  16 фондам  организаций  -  источников  комплектования   муниципального архива,    также  предстоит  оформить  прием  и учетную документацию 2 нового фонда  после описания ликвидированных организаций, составить карточки фондов на новые поступления;

  -   осуществлять  прием  на  хранение  в  архив  документов  ликвидированных  структур,  в т. ч.  в результате  банкротства,  при соблюдении нормативных требований научной систематизации документов и наличии к ним качественного  учетно-справочного  аппарата.

 

2. Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации

и другими архивными документами.

 

В 2020  г. будет продолжена работа по комплектованию  муниципального архива  управленской    документацией и документами  по личному  составу.  Планируется  принять  на  постоянное  хранение  в  соответствии  с  утвержденным планом  - графиком  из 16  организаций-источников  комплектования  224  дел управленческой  документации 

Планируется  продолжить  работу  по  приему  документов  по  личному  составу  от  ликвидированных  организаций.

В  целях  контроля  за  соблюдением  законодательства  об  архивном  деле, совершенствования  работы  с документами  и обеспечения  их сохранности в организациях-источниках  комплектования  на  2020  г.  запланировано  проведение  14 тематических  обследований.

Планируется утвердить описи дел постоянного хранения  на 615 ед. хр.: отдел сельского хозяйства и экологии, строительства и жилищно-коммунального хозяйства, отдел экономики, бухгалтерского учета, имущественных и земельных отношений администрации района, МУП жилищно-коммунального хозяйства, СХПК «Гигант», ООО АФ «Таябинка», КУ ЧР «Центр занятости населения Красноармейского района» Минтруда Чувашской Республики, МБУ  «Центр финансового и хозяйственного обеспечения», МБОУ «Траковская средняя общеобразовательная  школа», Собрание депутатов и администрация  Большешатьминского, Собрание депутатов и администрация  Исаковского, Собрание депутатов и администрация  Караевского, Собрание депутатов и администрация  Красноармейского сельского, Собрание депутатов и администрация  Пикшикского, Собрание депутатов и администрация  Убеевского, Собрание депутатов и администрация  Чадукасинского сельского, Собрание депутатов и администрация  Яншихово-Челлинского сельских поселений района.

В соответствии  с Регламентом  государственного  учета документов  Архивного фонда Российской  Федерации  будет проведена  паспортизация  архивов  организаций -  источников комплектования муниципального архива по состоянию на 01 декабря 2020 г. В течение  года  будут вноситься  изменения  и дополнения  в списки  организаций -  источников  комплектования  муниципального архива. Будет продолжена работа  по  выявлению  и обследованию  новых  организаций  для  включения в список источников комплектования   муниципального архива.

Во исполнения приказов   Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г.  № 42 «Об утверждении примерного  положения об архиве организации», № 43 «Об утверждении примерного  положения об экспертной комиссии организации»,   № 44  « Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству для государственных организаций»  в 2020 г. будет оказана организационно-методическая  помощь  организациям по вопросам  составления  инструкций  по делопроизводству дел,  положений  об  архиве  и  экспертной  комиссии,  и  по  вопросам  упорядочения  управленческой  и  научно-технической  документации  и документов  по  личному  составу.

Продолжить работу по организации внедрения «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Обработать документы ликвидированных организаций: МБУК «Централизованная библиотечная система», МБУК «Централизованная клубная система».

Вести наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования муниципального архива.

Подготовить и провести 2 семинара-совещания с ответственными лицами за делопроизводство и ведомственный архив организаций, предприятий – источников комплектования муниципального архива (2 и 3 кварталы) по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве, по научно-технической обработке документов и составлению описей.

 

3.Создание НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, ведение автоматизированного учета и НСА.

 

В соответствии  с письмом Росархива от 25 ноября 2011 № 4/2290-Н  планируется продолжить  работу  по  внедрению  программного  комплекса  «Архивный  фонд» (3 версия).  В  2020  г.  будет  введено  224  ед. хр.  по  16 фондам,  внесено  исторических справок в ПК «АФ».

 

4. Информационное обеспечение и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

 

В  2020 году  планируется  организация историко-документальной фотовыставки, посвященной 75-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов.

По  документам  муниципального архива  планируется  подготовить  публикации в СМИ,  4  лекции-экскурсии для учащихся школ района.

В  соответствии  с Федеральным  законом  от  02  мая  2006  г. №  59-ФЗ  «О  порядке  рассмотрения  обращений  граждан  Российской  Федерации»,   постановлением  коллегии  Минкультуры  Чувашии  от  14 апреля  2006 г. № 9 «О работе  государственных  и муниципальных  архивов  по исполнению  социально-правовых,  тематических  и  генеалогических  запросов  граждан»  своевременно  и  качественно  будут  исполняться  тематические  и  социально-правовые  запросы. Продолжится  работа  с Клиентской службой (на правах отдела)  в Красноармейском районе в Государственном учреждении Управлением  Пенсионного  фонда Российской  Федерации в Цивильском районе  Чувашской  Республики  -  Чувашии (межрайонное)  по исполнению  запросов в электронном  виде

Помогать краеведам в выявлении документов в процессе подготовки документальных публикаций, студентам – в выполнении курсовых, дипломных работ по истории учреждений, организаций, предприятий района, по вопросам социально-экономического, культурного развития района.

 

5. Развитие и укрепление материально-технической базы архив.

 

В 2020 году планируется приобрести и установить  2 (два) новых стеллажа с общей протяженностью  архивных полок (металлических)  48 пог.м., 50 (пятьдесят) шт. дополнительных архивных коробов,  канцелярские товары.

 

 

Заведующий архивохранилищем                                                  _______________         А. А.  Васильева