План работы муниципального архива Красноармейского района Чувашской Республики на 2018 год

Работа муниципального архива отдела социального развития и архивного дела  администрации  Красноармейского  района Чувашской Республики планируется  на  2018 год  в соответствии с годовым планом развития архивного дела в районе во взаимодействии со структурными подразделениями администрации района и сектора архивов Министерства культуры, по делам национальностей  и архивного дела Чувашской Республики  и  направлена на реализацию его основных направлений. Деятельность архива осуществлялась в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации»,  Законом Чувашской Республики «Об Архивном фонде Чувашской Республики и архивах»,  а также нормативными требованиями.

В 2018 году планируется  подготовить  и подписать распорядительные документы по вопросам делопроизводства и архивного дела:

-  об утверждении  Плана-графика согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях-источниках комплектования муниципального архива, упорядочения и приема-передачи архивных документов в муниципальный архив на 2017 год;

-  о предоставлении  организаций-источников комплектования муниципального архива в муниципальный архив в срок до 30 декабря 2018 года  паспорт архива организации на 1 декабря 2018 года.

-  об утверждении плана работы муниципального архива Красноармейского района Чувашской  Республики на 2019 год. 

Муниципальным архивомбудет осуществляться информационное обеспечение мероприятий проводимых в 2018 году празднования 100-летия государственной архивной службы России и 95-летия архивной службы Чувашской Республики. В числе приоритетных – участие в проведении мероприятий по подготовке и проведению в 2018 году Дня Республики в Красноармейском районе.

1. Обеспечение сохранности  и государственный  учет документов Архивного фонда Чувашской  Республики.

Обеспечить нормативные условия хранения документов:

- сохранность  архивных  фондов  будет  обеспечиваться  за  счет  поддерживания архивохранилищах  санитарно-гигиенического,  температурно-влажностного, светового режимов хранения. На 2018 год запланировано  12 санитарных дня, в ходе которых будет проводиться  обеспыливание коробок и стеллажей (вести Журнал соблюдения температурно-влажностного режима в хранилище)

- организовать выверку комплекса учетных документов 6 фондов, провести выборочную проверку наличия и состояния дел  - 1200 ед. хр., и своевременное ее оформление.

-  в целях  обеспечения  сохранности  запланировано  картонирование  409 ед. хр., поступление в закартонированном виде из организаций- 70 ед. хр.;

- проводить розыск необнаруженных дел в ходе сплошной проверки наличия и состояния архивного фонда в 2014-2016 гг.;

- продолжить работу по улучшению физического состояния документов: улучшение  физического  состояния  документов  на  бумажной  основе  будет проводиться  путем  выполнения  простейших  видов  реставрации  документов  и подшивки  дел.  Планируется  улучшить  физическое  состояние  50 ед. хр.  на  бумажной  основе  по фонду ОАО «Агрофирма «Герой».

В  целях  совершенствования  учета  документов  Архивного  фонда   муниципального  архива:

- своевременно и достоверно вносить текущие изменения в учетные документы в связи с изменением в составе и объеме фондов в результате новых поступлений, правильно решать  вопросы  фондирования;

- После  приема  дел  постоянного  хранения  будут  внесены  изменения  в  учетные документы  по:  9  фондам  организаций  -  источников  комплектования   муниципального архива,    также  предстоит  оформить  прием  и учетную документацию 1 новый фонд  после описания ликвидированных организаций, составлять карточки фондов на новые поступления;

-   осуществлять  прием  на  хранение  в  архив  документов  ликвидированных  структур,  в т. ч.  в результате  банкротства,  при соблюдении нормативных требований научной систематизации документов и наличии к ним качественного  учетно-справочного  аппарата.

2. Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

В 2018  г. будет продолжена работа по комплектованию  муниципального архива  управленской    документацией и документами  по личному  составу.  Планируется  принять  на  постоянное  хранение  в  соответствии  с  утвержденным планом  - графиком  из 9  организаций-источников  комплектования  479  дел управленческой  документации 

Планируется  продолжить  работу  по  приему  документов  по  личному  составу  от  ликвидированных  организаций.

В  целях  контроля  за  соблюдением  законодательства  об  архивном  деле, совершенствования  работы  с документами  и обеспечения  их сохранности в организациях-источниках  комплектования  на  2018  г.  запланировано  проведение  8 тематических  обследований.

Планируется утвердить описи дел постоянного хранения  на 584 ед. хр.: отдел строительства и жилищно-коммунального хозяйства, отдел экономики имущественных и земельных отношений  администрации Красноармейского района, Красноармейский районный суд, бюджетное учреждение Чувашской Республики «Красноармейская районная станция по борьбе с болезнями животных», МБОУ дополнительного образования детей «Детский дом творчества», МУП жилищно-коммунального хозяйства, СХПК «Гигант», БУ «Красноармейская ЦРБ», КУ Чувашской Республики «Центр занятости населения Красноармейского района» Государственной службы занятости населения Чувашской Республики, Филиал "Красноармейская центральная районная больница" БУ "Больница скорой медицинской помощи" Минздрава Чувашии.

В соответствии  с Регламентом  государственного  учета документов  Архивного фонда Российской  Федерации  будет проведена  паспортизация  архивов  организаций -  источников комплектования муниципального архива по состоянию на 01 декабря 2017 г. В течение  года  будут вноситься  изменения  и дополнения  в списки  организаций -  источников  комплектования  муниципального архива. Будет продолжена работа  по  выявлению  и обследованию  новых  организаций  для  включения в список источников комплектования   муниципального архива.

В 2017 г. будет оказана организационно-методическая  помощь  организациям по вопросам  составления  инструкций  по делопроизводству,  номенклатур  дел,  положений  об  архиве  и  экспертной  комиссии,  и  по  вопросам  упорядочения  управленческой  и  научно-технической  документации  и документов  по  личному  составу.

Продолжить работу по организации внедрения «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Обработать документы ликвидированных организаций и предприятий: муниципальное бюджетное учреждение культуры «Центр развития культуры и библиотечного обслуживания» девяти сельского поселения Красноармейского района; Совет ветеранов войны, труда, Вооруженных сил и правоохранительных органов Красноармейского района.  Составить описи,  утвердить в ЭПК Минкультуры Чувашии.

Вносить изменения и дополнения в список организаций-источников  комплектования  муниципального архива.

Вести наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования муниципального архива.

Подготовить и провести 2 семинара-совещания с ответственными лицами за делопроизводство и ведомственный архив организаций, предприятий – источников комплектования муниципального архива (2 и 3 кварталы) по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве, по научно-технической обработке документов и составлению описей.

3. Создание НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, ведение автоматизированного учета и НСА. 

В соответствии  с письмом Росархива от 25.11.2011 № 4/2290-Н  планируется продолжить  работу  по  внедрению  программного  комплекса  «Архивный  фонд» (3 версия).  В  2018  г.  будет  введено  479  ед. хр.  по  10 фондам,  внесено  исторических справок в ПК «АФ».

Планируется усовершенствование описей дел по личному составу по фонду ОАО «Агрофирма «Герой».

4. Информационное обеспечение и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. 

В  2018  году  планируется  подготовить выставку совместно с краеведческим музеем района и БУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»  в  рамкахпразднования 100-летия государственной архивной службы России и 95-летия архивной службы Чувашской Республики и проведения в 2018 году Дня Республики в Красноармейском районе.

По  документам  муниципального архива  планируется  подготовить  публикации в СМИ - 2 ,  4 экскурсии.

В  соответствии  с Федеральным  законом  от  02  мая  2006  г. №  59-ФЗ  «О  порядке  рассмотрения  обращений  граждан  Российской  Федерации»,   постановлением  коллегии  Минкультуры  Чувашии  от  14 апреля  2006 г. № 9 «О работе  государственных  и муниципальных  архивов  по исполнению  социально-правовых,  тематических  и  генеалогических  запросов  граждан»  своевременно  и  качественно  будут  исполняться  тематические  и  социально-правовые  запросы. Продолжится  работа  с  Управлением  Пенсионного  фонда Российской  Федерации в Цивильском районе  Чувашской  Республики  -  Чувашии (межрайонное)  по исполнению  запросов в электронном  виде

Помогать краеведам в выявлении документов в процессе подготовки документальных публикаций, студентам – в выполнении курсовых, дипломных работ по истории учреждений, организаций, предприятий района, по вопросам социально-экономического, культурного развития района.

5. Развитие и укрепление материально-технической базы архив. 

В 2018 году планируется приобрести дополнительные архивные короба,  канцелярские товары, контрольно-измерительные приборы для архивохранилища в количестве 3 шт. прирост,  заменить входную дверь.  Прирост протяженности архивных полок (металлических) – 12 м.